e) Valores agregados que ofrece el PCO, es decir, cuál es la diferencia con sus competidores aparte de los apoyos económicos. Es recomendable evaluar –para una mejor toma de decisión– cuáles son las fortalezas y debilidades de cada candidato mediante un método FODA o similar.

f) Transparencia absoluta. Es vital que el Comité Organizador tenga muy claro cuánta comisión está percibiendo el PCO de los proveedores finales, el manejo final de las garantías de cada uno de los servicios contratados y las cortesías y servicios adicionales que cada uno de los proveedores dan para que sean aplicadas al evento y no en cualquier otro lugar. Dicho de otra manera, el PCO que se contrate deberá entregar copia fiel de todos los contratos celebrados con los proveedores finales del evento para constatar todo lo anterior.

El Comité Organizador debe sopesar que el PCO que seleccione será su asociado comercial para el evento. Es de suma importancia esta evaluación. Éste es el primer paso para lograr finanzas sanas en la realización de un evento-congreso.

7. ¿Qué es y qué debe y qué no debe hacer un PCO? Un PCO es una empresa conformada por personas con experiencia suficiente, desempeño eficiente y actitud basada en la empatía que aplicarán sus conocimientos de manera honesta y transparente con un servicio de calidad en los siguientes rubros

· Conocimiento preciso de la infraestructura existente para la realización de congresos.

· Habilidad de primer orden para negociar precios y condiciones con los proveedores finales que presten el servicio en la organización del congreso.

· Actualizados constantemente en materias como mercadotecnia, publicidad, promoción y tecnología, todas ellas aplicadas intrínsicamente a la organización de congresos.

· Debe identificar a los médicos que conforman ese comité organizador como socios comerciales y no como clientes.

· Sus integrantes no son representantes de ventas de centros de convenciones, hoteles y demás proveedores.

· No son intermediarios en la consecución de precios y condiciones.

· No son negociadores independientes, es decir, un PCO se debe a su socio comercial y no es “el dueño” del evento para negociar de manera unilateral con los proveedores.

· Por consecuencia no deben tomar el papel de proveedores del evento (no poseen ni a los hoteles, ni a las líneas aéreas, etcétera), por el contrario, su comportamiento en todo momento debe ser el de un grupo de asesores para sus socios comerciales, brindando dicha asesoría de manera honesta y sobretodo transparente, permitiendo a su socio comercial saber, en todo momento, cuál es la utilidad que está percibiendo (mediante la generación de comisiones pagadas por los proveedores finales) en cada uno de los servicios que se necesiten para la organización del congreso. Su socio comercial (el Comité Organizador por medio de sus representantes) deberán de tener acceso directo a todos los contratos celebrados con los proveedores.

Como resultado de lo anterior, los médicos que conforman un Comité Organizador deben cambiar ese paradigma sobre laempresa que contraten como PCO para la organización de su congreso, pasar de considerarlo como un proveedor que les organice su congreso a considerarlo como un asesor profesional, como si contratara los servicios de un abogado, de un contador, de un arquitecto o ¿por qué no?, de un médico. Éste es el segundo paso para lograr finanzas sanas en un congreso.

Como parte de dicha asesoría, es recomendable que el PCO negocie conjuntamente con el Comité Organizador, de manera personal y directa, con todos y cada uno de los proveedores a contratar.

También es obligación de un PCO brindar varias opciones factibles para la realización del congreso, evitando sugerencias tendenciosas, presentando a su socio comercial la realidad de la capacidad instalada en nuestro país para su evento; es decir, lo que se conoce como un estudio de factibilidad. Éste es el tercer paso para tener finanzas sanas en un congreso.

Este estudio de factibilidad debe ser elaborado tan ampliamente como sea posible, evaluando primero los destinos (infraestructura general, centros de convenciones, apoyos de la Oficina de Visitantes y Convenciones, apoyos de gobiernos municipales y estatales tanto como de las secretarías de Turismo, Salud y otras involucradas, recintos coloniales para eventos sociales y más). En segundo lugar, los hoteles disponibles, conectividad terrestre y aérea y por último pero no por ello menos importante, la relación costo-beneficio de los servicios.

Una vez seleccionados el o los destinos “factibles” para la realización del congreso, el PCO deberá realizar un estudio de rentabilidad que muestre de manera concisa y “en el papel” cuál es el resultado financiero en cada una de las opciones seleccionadas.Este estudio de rentabilidad, que no es una cotización final de los servicios sino solamente eso: un estudio de rentabilidad, deberá contener todos los gastos “posibles” a los que se puedan enfrentar, ya sea que al final se eroguen o no, y deberá mostrar cuál es la correlación directa con los ingresos por cuotas de registro exclusivamente. Lo anterior para tener certeza de la rentabilidad directa del evento con ingresos objetivos (que son esas mismas cuotas de registro) y no con ingresos subjetivos (derivados de la venta de stands y patrocinios).

Este estudio de rentabilidad marcará la línea verdadera de hasta dónde se puede ejercer el gasto de los recursos que ingresen, convirtiéndose en un instrumento de guía y consulta constante que permitirá no excederse en el dispendio, por lo que debe ser considerado como el cuarto paso para tener finanzas sanas en cualquier evento.