¿De qué se trata este evento? ¿Cuál es el tema central? Por obvio que parezca el tema es un punto capital para la búsqueda de patrocinadores. Generalmente los patrocinadores desean presencia dentro del gremio al que pertenecen o bien a su mercado, ya sea actual o potencial.

Si son varios los patrocinadores en un mismo evento, el secreto es reunir empresas que se complementen, no que compitan entre ellas. El perfil de los participantes y de los visitantes es determinante.

La publicidad formal e informal de su evento es un canal de comunicación abierto y la presencia del logo de un patrocinador puede incluso potenciar la imagen. Todo material gráfico diseñado en torno al evento es una oportunidad de participación: gafetes, programas, invitaciones, posters, anuncios, espectaculares… las opciones son infinitas. Incluso podría participar con un stand parapoder tener contacto directo con su público.

En ocasiones el patrocinio puede no limitarse a una suma económica, los intercambios pueden ser una opción para conseguir beneficios en tarifas aéreas, hospedaje, servicio de alimentos… la creatividadserá la imitante.

¿Cómo empezar?

Una vez definidos los posibles patrocinadores, con base en las características del evento, se buscará una cita para presentar los beneficios de la manera más profesional, definir la participación y extender la invitación.

No se desanime si no tiene éxito en los primeros intentos, hay diversos factores que condicionan la participación de las organizaciones como patrocinadores, desde las fechas de elaboración de los presupuestos hasta convicciones de valores y metas sociales; lo importante es ser muy claros y honestos en cuanto a los benéficos de su participación y dejar abierta la posibilidad: tal vez ahora no sea posible, pero el año que entra por qué no.

Definir la participación por escrito

Una vez que la contraparte ha manifestado su interés deberán asentarse por escrito los montos de participación y las concesiones que se otorgarán a cambio, para que de esta manera se eviten malos entendidos. Se deberán definir con precisión las condiciones de participación y las fechas definidas para la recepción del dinero u otros beneficios. El documento deberá ser firmado por ambas partes.

Rendición de cuentas

Y si usted piensa que la parte difícil es conseguir a un patrocinador para su evento, le comento que es aún más difícil conservarlo. Asegure la participación de sus contactos para las subsecuentes ediciones de sus eventos o incluso su inclusión en otros. El secreto para retener e incrementar el patrocinio está en la rendición de cuentas, es decir, en entregar un informe del impacto del patrocinio una vez terminado el evento.

Este informe deberá ser cuantitativo, avalado por cifras que demuestren la efectividad de la participación. Será entregado por escrito, firmado y en tiempo (no más de dos meses después del evento).